Nicht erst seit der jüngsten Weiterentwicklung im Bereich der Künstlichen Intelligenz wird die Aufforderung nach einer systemübergreifenden Digitalisierung laut. Treffend hierfür ist auch die Bezeichnung der digitalen Transformation, die einen fortwährenden Prozess von analogen zu digitalen Prozessen umfasst. Auch vor Wirtschaft und Arbeitswelt macht die Digitalisierung dabei keinen Halt. Betrieben wird die Aufgabe erteilt, sich stetig an neue technologische Standards anzupassen, mehr Modernität zu schaffen und digitale Prozesse in ihren Geschäftsalltag zu integrieren. Während Großkonzerne und führende Unternehmen bereits seit Jahren auf Zettelwirtschaft und Co. verzichten, hinken gerade kleinere Betriebe hinterher. Besonders betroffen sind dabei Familienunternehmen.
Familienbetriebe und die Digitalisierung
Wie eine Studie aus 2022 zeigt, verfügen Familienbetriebe in Hinblick auf die Digitalisierung über einen besonders großen Aufholbedarf. Doch was genau meint Digitalisierung überhaupt? Konkret geht es um die digitale Vereinfachung von Prozessen, die Übernahme von monotonen Aufgaben durch automatisierte Abläufe, mit dem Ziel, mehr Zeit für andere Tätigkeiten zu schaffen und Prozesse effektiver zu gestalten. Hier geht es einerseits um die Umwandlung von analogen Daten in digitale Daten. Reihenweise Aktenordner, Dokumente und andere Schriftstücke werden transformiert in digitale Datenträger. Andererseits umfasst Digitalisierung auch die Neugestaltung von vielfältigen Geschäftsprozessen, etwa Online-Terminvereinbarungen statt telefonischer Kontaktaufnahme. Aus der Digitalisierung heraus entstehen außerdem ganz neue Geschäftsmodelle, die sich auf digitale Produkte spezialisieren, beispielsweise Online-Marketing.
Der Nutzen eines digitalisierten Arbeitsumfeldes
Für Familienbetriebe stellt sich häufig die Frage, wie Digitalisierung konkret umgesetzt werden kann. So kann sich zwar jeder intuitiv etwas unter dem Begriff vorstellen, doch sind genaue Umsetzungsmöglichkeiten und der Nutzen oft schwer zu definieren.
Wie die Begriffsklärung zeigt, steht bei der Digitalisierung die Vereinfachung im Vordergrund. Die Digitalisierung von Daten löst die aufwändige Zettelwirtschaft ab und der physische Lagerraum für etliche Aktenordner kann anderweitig genutzt werden. Auch Online-Terminvereinbarungen, etwa für Sprechstunden, Erstgespräche oder die Kundenberatung können Zeit einsparen, wenn stattdessen zeitfressende Telefonate ausfallen. Zudem ist es je nach Branche denkbar, Kundengespräche über Videokonferenzen abzuhalten, wenn räumliche Distanzen zu groß oder der zeitliche Rahmen zu klein sind.
Des Weiteren birgt die Digitalisierung allerdings auch Vorteile zu Werbezwecken. Insbesondere der Mittelstand hat stark mit dem Fachkräftemangel zu kämpfen und sieht sich in einem gar hoffnungslosen Konkurrenzkampf um Arbeitskräfte mit modernsten Großkonzernen. Ein digitales Arbeitsumfeld ist für viele Bewerber ein entscheidender Vorteil. Die Möglichkeit für Home-Office ist nur ein Beispiel. Konkret setzen auch immer mehr Physiotherapie-Praxen auf einen digitalisierten Arbeitsplatz, wo Tablet und elektronische Patientenakten die sonst manuell aufwändigen Tätigkeiten maschinell erleichtern. Digitale Sichtbarkeit, etwa auf sozialen Netzwerken, ist für Familienbetriebe heutzutage für Reichweitensteigerung, Reputationsmanagement und die Anwerbung von Arbeitskräften unumgänglich.
Digitalisierung umsetzen: Aber wie?
Entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche digitale Transformation in Familienbetrieben setzen vorwiegend bei den Eigentümern an. Weiterbildungen in den Bereichen Digitales und Unternehmenstransformation (Change Management) erweisen sich als äußerst zielführend. Begünstigt wird dies durch eine flache Hierarchie, die in den Betrieben direkte und “flüssige” Kommunikation ermöglicht. Hier haben Familienbetriebe sogar Vorteile im Vergleich zu Großkonzernen. Kompetente Eigentümer von kleineren Betrieben können Vorhaben deutlich flexibler umsetzen, da die internen Strukturen weniger Komplexität aufweisen. Hier ist es allerdings immer gut, auf die zweite Meinung eines Experten zu setzen. Tatsächlich gibt es dabei Betriebe im Bereich der Digitalisierungs- und IT-Beratung, die sich explizit auf kleinere und mittelständische Unternehmen spezialisiert haben.
