Die Sachsen arbeiten im Schnitt 57 Tage im Jahr

Wie sich „Zeitfresser“ im Büro einsparen lassen

Obwohl die Pro-Kopf-Arbeitszeit in Meißen im vergangenen Jahrzehnt stetig sank, lag sie 2024 insgesamt noch immer bei 362.000 Stunden pro Tag. Auf diese beeindruckende Zahl kam das Pestel-Institut, das die Arbeitsstunden aller Arbeitnehmer im Landkreis zusammenrechnete.

Die Untersuchung zeigte außerdem: Überstunden sind in Meißen an der Tagesordnung. Auch in anderen Landkreisen Sachsens bleiben Erwerbstätige länger – vor allem, um nicht geschaffte Aufgaben zu erledigen.

Sicherlich trägt auch die Prokrastination im Arbeitsplatz ihren Teil dazu bei, dass das tägliche Pensum nicht erreicht wird. Die wahren „Zeitfresser“ finden sich allerdings an anderer Stelle. Insbesondere bei Bürotätigkeiten. Allerdings gibt es Tipps, um sie zu umgehen und den Arbeitsalltag produktiver zu gestalten.

E-Mails zeitlich strukturieren

E-Mails sind im Büroalltag wichtige Kommunikationsmittel. Sie zu lesen, zu beantworten und anschließend zu organisieren, kostet allerdings viel Zeit. Zudem bedeuten ständige Unterbrechungen durch eingehende Nachrichten einen gestörten Arbeitsfluss.

Sinnvoll ist es daher, E-Mails nur zu bestimmten Zeiten am Tag abzurufen. Dieser Umgang mit der E-Mail-Kommunikation sollte fest im gesamten Betriebsalltag implementiert werden.

Fehlender Organisation mit Businesstools vorbeugen

Es klingt banal, doch mangelt es im Büro an Ordnung und Organisation, wird die zeitintensive Suche nach Dokumenten, Arbeitsmaterial und Co. zum Standard. Auch sie stört den Arbeitsfluss, erzeugt Stress und führt zu Verzögerungen.

Daher ergibt es Sinn, im Büro eine effektive Verwaltungssystematik einzuführen. Sowohl für Dokumente als auch für einzelne Aufgaben und Projekte.

Wichtig ist es, die verwendeten Systeme – etwa Team-Tools – regelmäßig auf ihren Nutzen zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.

Aufgabenpriorisierung statt Überforderung

Wer mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen muss, spart nicht etwa Zeit. Stattdessen erhöht sich das Risiko für Fehler und daraus resultierende Arbeitsverzögerungen. Die Mitarbeiter eines Unternehmens mit engen Deadlines unter Druck zu setzen, ist daher kontraproduktiv.

Um erzwungenes Multitasking am Arbeitsplatz zu vermeiden, sollten Aufgaben priorisiert werden. Das bedeutet, sie nach ihrer Relevanz nacheinander zu bearbeiten.

Ebenso kann es hilfreich sein, regelmäßige Pausen im Arbeitsalltag einzulegen. Sie tragen zu einer verbesserten Konzentration während der Arbeit bei. Dadurch können sie sowohl Fehler als auch unnötige Verzögerungen vermeiden.

Mehr Produktivität trotz weniger Arbeitstagen

Inzwischen wissen viele sächsische Unternehmen um den Wert einer produktiven Arbeitszeit, die nicht zwingend mit mehr Arbeitstagen zusammenhängt.

So bieten Betriebe wie die Tischlerei Schramm aus Bertsdorf-Hörnitz oder das mightyTwice Hotel in Dresden bereits seit mehreren Jahren die Vier-Tage-Woche an.

Anfangs sollte das Arbeitszeitmodell hauptsächlich den Arbeitsplatz für neue Mitarbeiter attraktiver gestalten. Inzwischen zeigte sich: Weniger und dafür besser genutzte Arbeitstage können die Gesamtproduktivität um bis zu 30 Prozent steigern.