In jedem Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, spielt die Lohnbuchhaltung keine unwichtige Rolle. Doch was muss man beachten, damit dieser Teil der Firma reibungslos läuft? Und welche Best Practices muss man kennen, damit die Abrechnung allen Anforderungen entspricht. Dieser Artikel gibt die Antworten auf diese Fragen.
Definition und Grundlagen – was ist eigentlich Lohnbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung versteht sich Teilbereich der Buchhaltung. Sie kümmert sich um die Erfassung, die Abrechnung und die Buchung von Gehältern und Löhnen. „Die Lohnbuchhaltung ist in jeder Branche wichtig“, sagt die Lohnfabrik – ein Anbieter, der die Lohnbuchhaltung für Unternehmen übernimmt, „Neben der Lohnbuchhaltung geht es dabei auch um die Lohn- und Entgeltabrechnung.“ In der Lohnbuchhaltung werden die Arbeitsentgelte eines Betriebs in Netto und Brutto abgerechnet. Die Sozialabgaben werden getrennt erfasst.
Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, muss die Lohnbuchhaltung durchführen. Sie ist die Voraussetzung für die Beschäftigung von Mitarbeitern.
Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung im Überblick
Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind im Grunde ganz klar. Zunächst einmal müssen die Stammdaten der Mitarbeiter gepflegt werden. Außerdem werde Jahreslohnkosten geführt. Und auch das Erfüllen der arbeitsrechtlichen Meldepflichten spielt eine Rolle.
Des Weiteren ist es die grundlegende Aufgabe der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, die Personalkosten abzurechnen und Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung zu erstellen.
Da die Lohnbuchhaltung so viele verschiedene Aufgaben umfasst, wird sie als umfangreich und aufwendig angesehen. In großen Unternehmen gibt es daher meist eine Abteilung, die sich um die Buchhaltung kümmert. Doch was, wenn das Unternehmen nicht die Größe aufweist, dass das möglich ist?
Lohnbuchhaltung auslagern – die Vorteile
Die vielfältigen Aufgaben der Lohnbuchhaltung machen sie zu einem komplizierten Teilbereich der Buchhaltung. Aus diesem Grund entscheiden sich mehr und mehr Firmen dazu, die Lohnbuchhaltung auszulagern. Doch welche Vorteile bringt das?
Zunächst einmal haben Dienstleister, die die Lohnbuchhaltung für Unternehmen übernehmen, das nötige Know-how. Sie weisen das Fachwissen auf, das nötig ist, um einen reibungslosen Ablauf in der Lohnabrechnung zu gewährleisten.
Davon profitieren Firma in hohem Maße. Zunächst einmal steigert das die Mitarbeiterzufriedenheit. Auf der anderen Seite sind Sorgfalt und Präzision schon allein deshalb nötig, da hohe Strafen bei Fehlern drohen.
Als Nächstes bietet die Auslagerung der Lohnbuchhaltung den Vorteil, dass sie fristgerecht erledigt wird. Wer kennt es nicht: Im Unternehmensalltag ist so viel zu tun, dass gewisse Tätigkeiten immer wieder einmal auf der Strecke bleiben. Wer die Lohnbuchhaltung auslagert, hat mehr Zeit für andere Dinge.
Spezialisten wissen, was sie tun. Und dann geht es auch wesentlich schneller. Unternehmen sparen sich somit auch Zeit, wenn sie eine externe Firma mit der Lohnbuchhaltung beauftragen. Während man selbst womöglich viele Stunden an einer Lohnabrechnung sitzt, kann ein Profi die gleiche Aufgabe in einer wesentlich kürzeren Zeitspanne erledigen. Das stellt einen erheblichen Vorteil dar.
Welche Informationen sind in einer Gehaltsabrechnung Pflicht?
Es ist nicht nur klar geregelt, welche Aufgaben die Lohnbuchhaltung übernehmen muss. Auch die Inhalte einer Gehaltsabrechnung sind klar festgesetzt. Zunächst einmal sollte Unternehmen klar sein: Jedem Mitarbeiter steht in Deutschland ein Nachweis zu, dem er sein Gehalt in Euro entnehmen kann.
Dazu müssen Daten wie der vollständige Name des Mitarbeiters, seine Wohnanschrift, sein Geburtsdatum und seine Steueridentifikationsnummer und die Steuerklasse enthalten sein. Überdies hinaus müssen Firmen den Beginn und gegebenenfalls das Ende der Beschäftigung angeben. Auch der Abrechnungszeitraum, die Sozialversicherungsnummer und die Steuertage sind relevant. Außerdem müssen Firmen Sozialversicherungstage und Freibeträge angeben.
Lohn und Gehalt – worin besteht der Unterschied?
Lohn und Gehalt – sind das nicht zwei unterschiedliche Begriffe für ein und dasselbe? Tatsächlich ist dem nicht so. Es gibt einen grundlegenden Unterschied zwischen Löhnen und Gehältern.
Das Gehalt bleibt jeden Monat gleich. Dabei ist es egal, wie viele Arbeitstage der Monat hatte und an wie vielen Tagen der Arbeitnehmer tatsächlich gearbeitet hat. Der tatsächliche Stundenlohn variiert demnach jeden Monat, das Einkommen nicht.
Bei Löhnen kann am Ende des Monats immer eine andere Summe herauskommen. Es gibt einen festen Stundensatz. Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ist also ausschlaggebend für die Berechnung des auszuzahlenden Gesamtbetrags.
Fazit
Die Lohnbuchhaltung ist ein Teilbereich der Buchhaltung und für jede Firma verpflichtend, die Mitarbeiter beschäftigt. Der Aufbau einer Gehaltsabrechnung ist klar geregelt. Und auch die Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind genau definiert. In manchen Fällen lohnt es sich, die Lohnbuchhaltung auszulagern. So hat man mehr Zeit für andere Aufgaben im Unternehmen.
