Die digitale Personalakte – das steckt hinter dem Konzept

Technische Lösungen – so realisieren Unternehmen die digitale Personalakte

Der Umstieg auf digitale Personalakten ist in der Praxis ein recht simpler Schritt. Besonders einfach gelingt dies durch die Integration einer HR-Software, die digitale Personalakten als Teil des Gesamtpakets mitbringt.

Eine Option hierfür ist die digitale Personalakte von Factorial. Diese digitale Variante bringt neben den Grundfunktionen noch weitere Eigenschaften mit, die in der täglichen Personalverwaltung hilfreich sind. Dazu zählt unter anderem auch die Erfassung von Arbeitszeiten und Überstunden. Ebenfalls lässt sich über die Personalakte die Urlaubsplanung der Mitarbeiter organisieren. So können diese Anträge auf elektronischem Weg einreichen, was die Prozesse rund um Urlaubsanträge vereinfacht.

Beim Wechsel auf ein System mit digitaler Personalakte ist eine Strategie für die Digitalisierung hilfreich. Hier geht es vor allem darum, bestehende Informationen in die digitale Form umzuwandeln. Dafür ist es erforderlich, die Dokumente in Papierform zu scannen. Anschließend erfolgt die Integration in das digitale System inklusive Archivierung. Das Ziel ist es, alle Informationen in digitaler Form in den Personalakten zu haben, sodass keine zweigleisige Arbeit mehr notwendig ist.

Was Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Personalakte unbedingt beachten sollten, ist der Datenschutz bei der elektronischen Speicherung von Informationen. Hier gibt es strenge Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung, die Vorgaben bezüglich Speicherung, Verarbeitung und Schutz machen. Aus diesem Grund ist es ebenfalls sinnvoll, auf eine fertige Lösung wie von Factorial zu setzen, die Daten nach den gesetzlichen Vorgaben verarbeitet und eine sichere Speicherung mit Zugangskontrolle bietet.

Digitalisierung in Unternehmen schreitet voran – elektronische Personalakten werden verpflichtend

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. In den meisten Fällen wechseln Unternehmen und Nutzer freiwillig auf digitale Lösungen, da die Vorteile einfach deutlich sind. In bestimmten Bereichen schreibt der Gesetzgeber inzwischen aber auch den Einsatz digitaler Lösungen verpflichtend vor. Tatsächlich naht auch die verpflichtende Einführung der digitalen Personalakte.

Ab dem ersten Januar 2027 gilt bundesweit eine Pflicht, Teile der Personalakten in elektronischer Form zu führen. Schon lange fordern viele sächsische IT-Verbände mehr Digitalisierung und begrüßen somit diese und ähnliche Initiativen der Politik. Für Unternehmen, die bis dahin noch keine digitalen Personalakten führen, bedeutet dies, dass eine hybride Lösung zum Einsatz kommen muss. Da solche Konzepte besonders teuer und aufwendig sind, ist auch aus diesem Gesichtspunkt der zeitnahe und geplante Umstieg auf digitale Personalakten sinnvoll.